Intelligenter arbeiten

Es ist fast Freitagabend und auf deiner To-do-Liste stehen vier Punkte, die alle innerhalb der nächsten Stunde erledigt werden müssen. Als du deine Woche geplant hast, schien das Arbeitspensum realistisch, aber am Ende hast du zu viel versprochen und zu wenig gehalten.

Wir alle neigen dazu, unsere Fähigkeiten zu überschätzen und gleichzeitig zu unterschätzen, wie lange es dauert, eine Aufgabe zu erledigen. So edel unsere Absichten auch sind, mehr Arbeit zu übernehmen, unsere Unfähigkeit, unsere Produktivität genau vorherzusagen, lässt uns manchmal im Stich.

Wenn wir verstehen, warum wir unsere Fähigkeiten überschätzen, können wir einen klügeren Ansatz entwickeln, der unseren Planungsfehlern entgegenwirkt, um unser Arbeitspensum zu bewältigen und mehr zu schaffen.

Warum wir nicht in der Lage sind, unsere Produktivität vorherzusagen

Wir Menschen können immer wieder schlecht einschätzen, wie lange wir brauchen, um Aufgaben zu erledigen.

Wir alle haben einen Denkfehler, der dazu führt, dass wir die Dauer von Projekten unterschätzen, selbst wenn wir schon ähnliche Aufgaben erledigt haben. Das nennt man den Planungsirrtum, ein unterbewusstes Phänomen, für das jeder anfällig ist.

Die Idee wurde erstmals 1979 von Daniel Kahneman und Amos Tversky in einem Aufsatz vorgestellt. In ihrer berühmten Studie aus dem Jahr 1994 baten sie Universitätsstudenten zu schätzen, wie lange sie brauchen würden, um ihre Diplomarbeit fertigzustellen.

Die durchschnittliche Schätzung lag bei 33,9 Tagen. Die Studierenden schätzten außerdem 27,4 Tage, wenn alles so gut wie möglich lief, und 48,6 Tage, wenn alles schlecht lief. Die tatsächliche Bearbeitungszeit betrug im Durchschnitt 55,5 Tage, wobei nur etwa 30 % der Schüler/innen ihre Abschlussarbeit in dem vorhergesagten Zeitrahmen fertigstellten.

Der Planungsirrtum führt oft dazu, dass wir einem unrealistischen Arbeitspensum mit unrealistischen Fristen zustimmen. Am Anfang sind wir noch optimistisch, aber mit der Zeit geraten wir wegen der bevorstehenden Fristen in Panik. Wir verlieren den Fokus, und unsere Produktivität leidet. 

Wie dein Optimismus den Planungsirrtum anheizt

Dein brennendes Verlangen, produktiv zu sein und Erfolg zu haben, bringt dich zum Scheitern.

Einer der Gründe, warum wir unbewusst in diese Falle tappen, ist, dass wir gerne vom besten Fall ausgehen. Wir haben Vertrauen in unsere Fähigkeiten und erwarten ein erfolgreiches Ergebnis. Wir sind blind für das, was schiefgehen könnte, selbst wenn wir bereits Erfahrungen mit unerwarteten Problemen und Ablenkungen gemacht haben.

Die Wissenschaft, die hinter diesem Denkprozess steckt, nennt sich Optimismus-Bias. Er führt dazu, dass wir glauben, dass wir ein geringeres Risiko haben, während unseres Projekts auf Hindernisse zu stoßen. Obwohl Optimismus normalerweise als positive Eigenschaft angesehen wird, kann er bei der Planung deines Arbeitspensums dein Urteilsvermögen trüben.

Wissenschaftler/innen glauben, dass es eine evolutionäre Erklärung für unseren Optimismus gibt. Ohne ihn hätte unser Bewusstsein der Sterblichkeit die täglichen Aktivitäten, die wir zum Überleben brauchen, behindert. Das Wissen um den Tod hat unser Gehirn gezwungen, eine Neigung zu irrationalem Optimismus zu entwickeln, um zu überleben.

Neue Ergebnisse zeigen, dass unsere Neuronen wünschenswerte Informationen, die den Optimismus fördern, kodieren, aber bei der Aufnahme negativer Informationen versagen. Wenn wir hören, dass jemand im Lotto gewinnt, ist unser Gehirn so verdrahtet, dass wir denken, dass wir auch gewinnen können. Aber wenn jemand einen schweren Unfall hat, denken wir nicht, dass uns das Gleiche passieren wird.

Dein Wunsch, die Erwartungen zu übertreffen und deinem Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen, kann kontraproduktiv sein. Wenn du mehr Arbeit übernimmst, als du bewältigen kannst, wirst du irgendwann Termine verpassen, dein Team im Stich lassen und dich entmutigt fühlen. 

Wie du deinen Planungsvorurteilen entgegenwirkst 

Ein allgemeines Bewusstsein für deine kognitiven Verzerrungen reicht nicht aus, um zu verhindern, dass sie deine Produktivität beeinflussen. Selbst wenn wir versuchen, den schlimmsten Fall einzuschätzen, überschätzen wir unsere Fähigkeiten in etwa 70 % der Fälle.

Hier sind drei praktische Methoden, die dir helfen, dein Arbeitspensum besser zu planen:

Spiele Poker mit deinen Kollegen 

Das Phänomen des Planungsfehlers tritt nur bei der Einschätzung deines eigenen Arbeitspensums auf – nicht bei dem eines anderen.

Wir sind realistischer und oft pessimistisch, wenn wir die Leistungsfähigkeit unserer Kollegen einschätzen. Eine einfache und effektive Methode, um intelligenter zu arbeiten, ist die Anwendung einer Gruppeneinschätzungstechnik mit deinen Kollegen, wie z. B. Planning Poker. Planungspoker ist ein Spiel, das dabei hilft, die Arbeitsbelastung und die Produktivität einzuschätzen.

So kannst du es anwenden:

Schritt eins: Jeder Spieler erhält acht Karten in einer Fibonacci-Folge von 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13 und 21. Die Unsicherheit beim Schätzen nimmt mit großen Zahlen zu, deshalb gibt es mehr niedrigere Zahlen. Jede Zahl steht für eine Menge Aufwand und Zeit. 

Schritt zwei: Beschreibe dem Team dein Projekt oder deine Aufgabe. Jeder hält gleichzeitig eine Karte hoch, auf der er den Aufwand und die Zeit angibt, die seiner Meinung nach dafür benötigt werden.

Schritt Drei: Die Mitglieder mit den niedrigsten und höchsten Schätzungen erklären, warum sie ihre Werte gewählt haben, und können dir vielleicht sagen, warum eine bestimmte Aufgabe aufgrund unerwarteter Hindernisse oder Schluckaufs tatsächlich einfacher oder schwieriger ist.

Unterteile und priorisiere deine To-do-Liste

Je mehr Punkte du auf deiner To-do-Liste hast, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass du auf etwas Unerwartetes stößt, was sich auf dein gesamtes Arbeitspensum auswirkt. Wenn du eine Aufgabenliste erstellst, in der du die Aufgaben nach Prioritäten ordnest, größere Aufgaben in Teilaufgaben aufteilst und jedem Punkt Zeit zuweist, kannst du die Auswirkungen des Planungsfehlers verringern.

Diese Methode wird Aufgabensegmentierung genannt. Studien haben ergeben, dass sie den Planungsfehler verringert, weil die Summe der Schätzungen für die Teilaufgaben die Zeit, die du für die gesamte Aufgabe benötigen solltest, genauer wiedergibt.

Hier erfährst du, wie du eine detaillierte Aufgabenliste erstellst, die zuerst nach Priorität und dann nach Zeit unterteilt ist:

Schritt eins: Setze die Prioritäten nach dem Wert der einzelnen Aufgaben. Aufgaben, die die größte Wirkung haben, werden zuerst aufgeführt. Sei beschreibend und verwende Aktionsverben für jede Aufgabe. Statt „Blog fertigstellen“ kannst du z.B. „Gliederung fertigstellen und Blog #15 fertig schreiben“.

Schritt Zwei: Unterteile die größeren Aufgaben in Teilaufgaben und teile jeder Teilaufgabe Zeit zu.

Schritt Drei: Organisiere deine Aufgaben in drei Listen: einen 90-Tage-Kalender, eine wöchentliche Projektliste und deine tägliche To-do-Liste. In der Regel solltest du nie mehr als drei Aufgaben auf deine tägliche Liste setzen.

Nutze vergangene Projekte

Deine unterteilte Aufgabenliste ist wertvoll, um einschätzen zu können, wie viel Zeit ein Projekt in Anspruch nehmen wird, aber sie kann noch nützlicher sein, wenn sie mit einem digitalen Tool erstellt und verwaltet wird.

Eine softwarebasierte Lösung zur Verwaltung deines Arbeitspensums hilft dir, deinen Zeitplan einzuhalten und deinen Fortschritt automatisch zu verfolgen. Indem du den Fortschritt jeder einzelnen Aufgabe verfolgst, erstellst du eine Datengeschichte, die bei der Vorhersage zukünftiger Projekte ähnlichen Umfangs hilfreich sein wird.

Vertraue nicht darauf, dass dein Gehirn intelligenter arbeitet

Wir können unser Unterbewusstsein nicht vollständig von kognitiven Verzerrungen wie dem Planungsirrtum abhalten. Diese vermeintlichen Fehler in unserem Denken helfen uns tatsächlich dabei, schnelle Entscheidungen zu treffen. Aber sie können sich auch negativ auf unsere Denkprozesse auswirken, ohne dass wir es merken.

Kluges Arbeiten beginnt mit einer präzisen Planung, wenn du dir mehr Arbeit für einen bestimmten Zeitraum vornimmst. Wenn du Methoden entwickelst, um deinen Vorurteilen entgegenzuwirken, und die richtigen Werkzeuge einsetzt, wirst du besser in der Lage sein, die richtige Menge an Arbeit einzuschätzen und mehr zu schaffen.

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